Sygdom og opsigelse: sådan bruger du 120-dagesreglen sikkert som arbejdsgiver

Sygdom og opsigelse: hovedreglerne på 2 minutter

En medarbejder kan godt opsiges under sygdom. Det afgørende er, at du følger ansættelseskontrakt, funktionærlov, overenskomst og særlige beskyttelsesregler. 120-dagesreglen giver i visse funktionærforhold mulighed for et forkortet varsel, hvis medarbejderen har været syg i 120 dage med løn inden for 12 måneder, reglen er aftalt skriftligt, medarbejderen stadig er syg, og opsigelsen gives hurtigt efter dag 120.

I resten af artiklen får du en praktisk arbejdsgiverguide: hvem reglen gælder for, hvordan du tæller dagene korrekt, fristerne du skal styre efter, dokumentation der bør ligge i sagen, typiske fejl – og et konkret beslutningstræ, du kan bruge i en aktuel sag.

Hvad er 120-dagesreglen?

120-dagesreglen giver i bestemte funktionærforhold mulighed for at opsige med kortere varsel, hvis medarbejderen har fået løn under sygdom i 120 dage inden for 12 måneder, reglen er aftalt skriftligt, og medarbejderen stadig er syg ved opsigelsen.

Reglen findes i funktionærloven § 5, stk. 2. Bruges den korrekt, kan du opsige med et varsel på én måned til fratræden ved en måneds udgang i stedet for det normale funktionærvarsel, som ofte er længere.

For at 120-dagesreglen overhovedet kan komme i spil, skal fire grundbetingelser være opfyldt:

• Medarbejderen er funktionær eller ansat på funktionærlignende vilkår.
• Der er en skriftlig 120-dagesklausul i ansættelseskontrakten eller et tillæg.
• Medarbejderen har fået løn under sygdom i mindst 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder.
• Medarbejderen er stadig syg (helt eller delvist) den dag, du afgiver opsigelsen, og du reagerer hurtigt efter dag 120.

En enkel måde at teste, om du er i nærheden af at kunne bruge reglen, er at stille tre kontrolspørgsmål:

• Står 120-dagesreglen eksplicit i kontrakten?
• Har vi retvisende dokumentation for mindst 120 dages sygefravær med løn de sidste 12 måneder?
• Er medarbejderen fortsat syg i dag, og er vi inden for en kort frist efter dag 120?

Er svaret nej til et af disse tre spørgsmål, er det et faresignal. Så skal du typisk bruge de almindelige opsigelsesregler i stedet.

Hvem er omfattet af 120-dagesreglen?

Reglen kan kun bruges, hvis medarbejderen er omfattet af funktionærlignende vilkår i privat ansættelse, og hvis 120-dagesreglen er aftalt skriftligt i ansættelseskontrakten eller et tillæg.

En praktisk opdeling ser typisk sådan ud:

Typisk omfattet

• Privatansatte funktionærer, fx kontoransatte, sælgere, mellemledere.
• Privatansatte medarbejdere, der i praksis behandles som funktionærer (funktionærlignende vilkår), og hvor kontrakten udtrykkeligt indeholder en 120-dagesklausul.

Som udgangspunkt ikke omfattet

• Offentligt ansatte (stat, region, kommune) – her gælder andre regler, og 120-dagesreglen anvendes normalt ikke.
• Timelønnede og løsarbejdere uden funktionærstatus.
• Medarbejdere uden skriftlig 120-dagesklausul – uanset hvor meget sygdom der har været.

Situationer hvor du skal kontrollere ekstra

• Der er en kollektiv overenskomst, der regulerer sygdom og opsigelse særskilt.
• Medarbejderen har blandede opgaver, hvor funktionærstatus kan være tvivlsom.
• Kontrakten er gammel eller utydelig, og det er uklart, om klausulen stadig gælder efter senere ændringer.

Her bør du gennemgå ansættelseskontrakt og eventuelle tillæg grundigt. Har I generelt brug for at skærpe kontraktpraksis, kan artikler om kontrakter og aftalegrundlag give inspiration til, hvordan I arbejder mere systematisk med skriftlige vilkår.

Hvordan tæller man de 120 sygedage?

De 120 sygedage tælles inden for en rullende 12-månedersperiode, og dage i weekender, helligdage og fridage kan tælle med, hvis sygdommen strækker sig hen over dem. Ved deltidssygemelding tæller kun det faktiske fravær.

Der er tre centrale nøgler til korrekt optælling:

• Rullende 12 måneder: Du ser altid 12 måneder bagud fra den aktuelle dato og tæller al sygdom med løn i perioden. Dage behøver ikke ligge i forlængelse af hinanden.
• Kalenderdage vs. faktiske fraværstimer: Ved fuldtidssygdom tæller du kalenderdage, der er omfattet af sygdomsperioden. Ved deltidssygdom tæller du kun de dage eller timer, hvor medarbejderen er fraværende.
• Weekender og helligdage: Hvis medarbejderen er syg fredagen før og mandagen efter en weekend, tæller lørdag og søndag normalt med. Det samme gælder sammenhængende helligdage.

Tre typiske scenarier

For at kunne dokumentere optællingen skal jeres fraværsregistrering være præcis. Her hjælper det, hvis I allerede har styr på datakvalitet og governance, fx med principper som dem, der beskrives i datakvalitet i praksis og data governance.

Hvornår skal opsigelsen ske?

Opsigelsen skal gives i umiddelbar tilknytning til dag 120, og i praksis betyder det, at arbejdsgiver normalt skal reagere inden for cirka 9 kalenderdage efter udløbet af de 120 sygedage.

Timingen består af tre trin:

1. Før dag 120: Du kan ikke bruge 120-dagesreglen endnu. Eventuel opsigelse skal ske efter de almindelige varsler.
2. På dag 121: Fra denne dag kan du i princippet anvende 120-dagesreglen, hvis alle betingelser er opfyldt, og medarbejderen stadig er syg.
3. Umiddelbar tilknytning: I praksis vurderes det, om du har reageret hurtigt nok efter, at de 120 dage er nået. En ofte nævnt rettesnor er omkring 9 kalenderdage. Venter du markant længere, risikerer du at miste retten til det forkortede varsel.

Bliver medarbejderen raskmeldt, inden du afgiver opsigelsen, kan det også afskære brugen af 120-dagesreglen. Du kan stadig opsige efter de almindelige regler, men uden det forkortede varsel.

I praksis bør du derfor have en klar intern tidslinje fra første sygedag til mulig opsigelse – næsten som et internt roadmap, hvor vigtige checkpoints (samtaler, dokumentation, juridisk review) er planlagt, inspireret af principperne i fx arbejdet med roadmaps.

Hvad bør du gøre før en eventuel opsigelse?

Før en opsigelse bør arbejdsgiver have holdt sygefraværssamtale, overvejet mulighedserklæring eller fastholdelsesplan og dokumenteret, hvilke tilpasninger der er forsøgt, fordi det reducerer risikoen for en ugyldig opsigelse.

Tænk i en beslutningsstige, der kan kopieres fra sag til sag:

1. Tidlig sygefraværssamtale

• Hold en samtale senest omkring 4 uger efter første sygedag.
• Formål: afklare forventet varighed, opgaver og muligheder for delvis tilbagevenden.
• Notér hovedpointerne fra samtalen og gem dem i sagen.

2. Vurder behov for dokumentation

• Overvej en friattest eller mulighedserklæring, hvis forløbet er uklart.
• Når virksomheden selv beder om lægeerklæring, er det som udgangspunkt arbejdsgiver, der betaler.
• Brug erklæringen til at forstå, hvilke funktioner medarbejderen kan varetage, og hvilke skånehensyn der er nødvendige.

3. Fastholdelse og tilpasninger

• Overvej om opgaver, arbejdstid eller arbejdssted kan tilpasses midlertidigt.
• Ved længerevarende sygdom kan en fastholdelsesplan være relevant.
• Dokumentér, hvilke tiltag I har drøftet og gennemført – og hvorfor noget eventuelt ikke var muligt.

4. Løbende vurdering og fast track

• Hvis I forventer fravær over ca. 8 uger, kan der indledes et fast track-forløb med kommunen tidligt i sygdomsforløbet.
• Sørg for, at HR og ledelsen har et fælles overblik over sagen, så beslutninger ikke træffes tilfældigt.

Den dokumentation, du skaber i denne fase, er den, du senere skal bygge din beslutning om opsigelse på. Den gør det også lettere at forklare beslutningen internt og eksternt.

Dokumentation og typiske fejl: hvad skal ligge i sagen?

Arbejdsgiver bør kunne dokumentere kontraktgrundlag, fraværsoptælling, dialog, eventuelle erklæringer og overvejede tilpasninger, fordi mangler i disse punkter kan gøre opsigelsen svær at forsvare.

Den praktiske “sagspakke”

• Ansættelseskontrakt og tillæg – inklusive skriftlig 120-dagesklausul, hvis den findes, og relevante overenskomsthenvisninger.
• Fraværsoversigt – detaljeret registrering af sygedage (og ved deltid: faktiske fraværsdage/-timer) de seneste 12 måneder.
• Løndata – dokumentation for, at medarbejderen har fået løn under sygdom i de perioder, der tælles med.
• Referater/notater – fra sygefraværssamtaler og eventuelle tjenstlige samtaler.
• Medicinske erklæringer – fx friattest eller mulighedserklæring, hvis de er indhentet.
• Notat om tilpasninger – hvilke løsninger er forsøgt, og hvorfor var andre løsninger ikke realistiske.
• Opsigelsesbrevet – med bevis for modtagelse og dato.

Sørg samtidig for, at følsomme helbredsoplysninger opbevares sikkert og kun er tilgængelige for relevante personer. Overvej her inspiration fra jeres generelle arbejde med it-sikkerhed og privatlivspolitik.

Typiske fejl – og risikoen ved dem

Jo bedre dokumentationsspor, jo lavere er risikoen for en retssag om ugyldig opsigelse. Hvis en sag alligevel ender i retten, vil omfanget af dokumentation også påvirke sagens styrke og de potentielle omkostninger, som du kan læse mere om i gennemgangen af sagsomkostninger i civile sager.

Deltidssygemelding, ferie, arbejdsskade og graviditet

Deltidssygemelding kan som udgangspunkt tælle med, sygdom under ferie tæller normalt ikke med uden ferieannullering, arbejdsskade kan tælle med, og graviditetsfravær tæller som udgangspunkt ikke med.

Her er et overblik over nogle af de mest almindelige gråzoner:

I alle disse situationer stiger behovet for individuel vurdering og ofte også juridisk rådgivning, fordi både ligebehandling, forskelsbehandling og særlige overenskomstregler kan spille ind.

Privat vs. offentlig ansættelse

Offentligt ansatte er som udgangspunkt ikke omfattet af 120-dagesreglen, så arbejdsgiver skal i stedet vurdere de almindelige regler, overenskomst og den konkrete sag.

I privatansatte funktionærforhold er 120-dagesreglen en mulighed, hvis den er aftalt skriftligt. I offentlige ansættelser er rammerne typisk:

• Ingen 120-dagesklausul i kontrakten.
• Opsigelser reguleres i høj grad af tjenestemandsregler, særlige aftaler og overenskomster.
• Der lægges ofte vægt på længerevarende fastholdelsesindsats og en mere omfattende saglighedsvurdering.

Hvis du er offentlig arbejdsgiver, er det derfor vigtigere at holde fokus på dokumenteret dialog, fastholdelse og overholdelse af overenskomst, end at kigge efter en ikke-eksisterende 120-dagesregel.

Hvad er risikoen ved en forkert opsigelse?

Den største risiko er, at arbejdsgiver mister retten til forkortet varsel eller står med en ugyldig opsigelse, hvis fristen, dokumentationen eller kontraktgrundlaget ikke er i orden.

Konsekvenserne kan blandt andet være:

• Du må betale løn i hele det almindelige opsigelsesvarsel, hvis 120-dagesreglen ikke kan bruges.
• Medarbejderen kan rejse krav om erstatning, hvis opsigelsen vurderes usaglig.
• Du kan blive mødt med krav om at trække opsigelsen tilbage, hvis den vurderes direkte ugyldig.
• Er der tale om mulig forskelsbehandling (fx handicap eller graviditet), kan erstatningsniveauet blive betydeligt.

Risikobilledet handler ikke kun om jura, men også om økonomi og likviditet. En retssag kan være både tidskrævende og dyr, særligt hvis sagen går flere instanser. Hvis du vil vurdere, hvornår en konflikt bør forliges i stedet for at løbe hele vejen, kan du hente inspiration i gennemgangen af sagsomkostninger og risikovurdering og eventuelt koble det til virksomhedens likviditetsstrategi.

Som tommelfingerregel bør du søge specialiseret juridisk rådgivning, hvis:

• Kontrakten eller overenskomsten er uklar.
• Der er spørgsmål om handicap eller væsentlige langvarige funktionsnedsættelser.
• Sagen vedrører graviditet, barsel eller arbejdsskade.
• Frister og optælling er komplicerede eller ligger tæt på grænsen.

Beslutningstræ: kan du opsige efter 120-dagesreglen?

Ja, hvis alle betingelserne er opfyldt: medarbejderen er omfattet, klausulen er skriftlig, 120 sygedage med løn er nået inden for 12 måneder, medarbejderen er stadig syg, og opsigelsen gives i tide.

Brug følgende beslutningsflow som praktisk tjek:

1. Er medarbejderen funktionær eller funktionærlignende i privat ansættelse?
   Hvis nej: 120-dagesreglen kan normalt ikke bruges. Gå til almindelige opsigelsesregler.
   Hvis ja: gå videre.
2. Står 120-dagesreglen udtrykkeligt i ansættelseskontrakten eller et tillæg?
   Hvis nej: du kan ikke bruge det forkortede varsel, uanset fraværets længde.
   Hvis ja: gå videre.
3. Har medarbejderen fået løn under sygdom i mindst 120 dage inden for de seneste 12 måneder?
   Hvis nej: vent, til optællingen reelt når 120 dage, eller brug de almindelige regler.
   Hvis ja: gå videre.
4. Har du dokumenteret fraværsoptællingen og kontrolleret gråzoner (deltid, ferie, arbejdsskade, graviditet)?
   Hvis nej: stop og få styr på dokumentation og vurdering først.
   Hvis ja: gå videre.
5. Er medarbejderen stadig syg (helt eller delvist) på det tidspunkt, hvor du vil opsige?
   Hvis nej: 120-dagesreglen kan ikke bruges. Vurder opsigelse efter almindelige regler.
   Hvis ja: gå videre.
6. Ligger du inden for en kort frist efter dag 120 (typisk omkring 9 kalenderdage)?
   Hvis nej: risikoen for at miste det forkortede varsel er høj. Søg juridisk vurdering.
   Hvis ja: gå videre.
7. Har du gennemført sygefraværssamtale, vurderet mulighedserklæring og dokumenteret forsøg på fastholdelse?
   Hvis nej: risikoen for kritik af processen er høj, særligt hvis der er mulig handicapvurdering.
   Hvis ja: du står væsentligt stærkere.
8. Er sagen juridisk vurderet i forhold til overenskomst, forskelsbehandling og særlige beskyttelser?
   Hvis ja: du har et relativt robust grundlag for at opsige efter 120-dagesreglen.
   Hvis nej, og sagen er kompleks: overvej at få en ekstern vurdering, før du trykker på aftrækkeren.

Hvis du generelt arbejder med beslutningsskabeloner i virksomheden, kan dette flow tilpasses jeres HR-proces og kobles til de tjeklister, I bruger i andre større beslutninger – på linje med de metoder, der ofte bruges til beslutningsskabeloner og implementeringstjeklister.

Kort opsummering og praktisk arbejdsgiver-tjekliste

Den sikre arbejdsgiverproces er at kontrollere om reglen er aftalt, tælle sygedagene korrekt, vurdere gråzoner og dokumentere hvert beslutningspunkt, før opsigelsen gives.

Brug denne korte tjekliste, før du beslutter en opsigelse efter 120-dagesreglen:

• Kontrakt og evt. overenskomst er gennemgået, og 120-dagesreglen står skriftligt.
• Fraværsdata og lønoplysninger dokumenterer mindst 120 dage med løn under sygdom inden for 12 måneder.
• Der er taget højde for deltidssygemelding, weekender, ferie, arbejdsskade og eventuel graviditet.
• Medarbejderen er fortsat syg (helt eller delvist) på opsigelsestidspunktet.
• Opsigelsen gives hurtigt efter dag 120, så kravet om umiddelbar tilknytning er respekteret.
• Sygefraværssamtaler, mulighedserklæringer og eventuelle fastholdelsestiltag er gennemført og dokumenteret.
• Risiko for handicap- eller ligebehandlingssager er vurderet, og der er taget stilling til rimelige tilpasninger.
• Opsigelsesbrevet er formuleret klart, og I kan dokumentere dato og modtagelse.

Hvis du efter denne gennemgang stadig er i tvivl, er det ofte bedre at få en konkret juridisk vurdering, før du opsiger, end at håndtere en retssag bagefter. Du kan læse mere om rådgivningsprofilen bag Eagle insights på om os-siden eller kontakte virksomheden via kontakt, hvis du har brug for sparring om proces og risikobillede.