Nye krav til ansættelseskontrakter: regler, frister og praktisk tjekliste

Overblik: Hvad er de nye krav til ansættelseskontrakter?

De nye regler betyder, at ansættelseskontrakter skal indeholde flere minimumsoplysninger og overholde kortere frister for udlevering. For nye medarbejdere gælder skærpede krav fra 1. juli 2023, og arbejdsgivere skal især have styr på, hvilke oplysninger der er lovpligtige, hvor de må stå, og hvordan man håndterer ansatte før skæringsdatoen.

Loven om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår (ofte kaldet ansættelsesbevisloven) gennemfører EU-direktiv 2019/1152. I praksis betyder det:

• Der er nu 15 lovpligtige minimumsoplysninger i et ansættelsesbevis
• 6 af oplysningerne er nye eller væsentligt ændrede i forhold til tidligere
• 9 oplysninger skal gives senest 7 kalenderdage efter ansættelsesstart
• De sidste oplysninger skal gives senest 1 måned efter ansættelsesstart
• Reglerne gælder både for traditionelle fuldtidsansættelser og mange mere fleksible ansættelsesformer

For mange virksomheder er konsekvensen, at gamle kontraktskabeloner ikke længere er tilstrækkelige. Det kræver en målrettet gennemgang, opdatering af skabeloner og en klar praksis for, hvad der skal stå i selve kontrakten, og hvad der kan reguleres i overenskomst eller personalehåndbog.

Kort: før og efter 1. juli 2023

Lovens kerne i 5 linjer

• Gælder typisk ansatte med gennemsnitligt > 3 timer pr. uge over 4 uger – og ofte også ved tilkaldearbejde uden garanti.
• 15 minimumsoplysninger skal gives skriftligt, fordelt på fristerne 7 dage og 1 måned.
• Nogle oplysninger må stå i overenskomst, personalehåndbog eller bilag, hvis kontrakten henviser tydeligt.
• Ændringer i væsentlige vilkår skal meddeles hurtigst muligt og senest fra ikrafttrædelsesdatoen.
• Mangelfulde ansættelsesbeviser kan medføre godtgørelse og øget retssagsrisiko.

Hvad skal der stå i en ansættelseskontrakt?

En ansættelseskontrakt skal som minimum oplyse om parterne, arbejdssted, jobfunktion, startdato, løn, arbejdstid, ferie, opsigelsesvilkår, prøvetid, uddannelse, social sikring og eventuelle kollektive overenskomster. Nogle oplysninger kan stå i andre dokumenter, men kun hvis kontrakten henviser klart, og dokumenterne tilsammen giver et fuldt overblik.

Nedenfor er en samlet compliance-matrix, du kan bruge til at tjekke jeres nuværende skabeloner. Den er ikke en ordret gengivelse af lovens paragraffer, men en praktisk oversættelse til HR-hverdagen.

Tabellen dækker kernen, men er ikke udtømmende. Konkrete krav afhænger blandt andet af ansættelsesform, overenskomst og funktionærlovens anvendelse. Ved tvivl er det ofte klogt at få en individuel vurdering, især ved komplekse ordninger, bonusprogrammer og udstationering.

Hvem er omfattet af reglerne?

Reglerne om ansættelsesbeviser gælder som udgangspunkt medarbejdere, der arbejder gennemsnitligt mere end 3 timer om ugen over fire på hinanden følgende uger. De kan også gælde, selv om der ikke er aftalt en garanteret mængde betalt arbejde, fx ved tilkaldeansættelse. Ansatte før 1. juli 2023 er som udgangspunkt kun omfattet af de nye oplysningskrav, hvis de anmoder om det.

Det afgørende er ikke jobtitel, men om personen reelt arbejder for virksomheden mod løn. Både privat og offentligt ansatte, timelønnede og funktionærer kan være omfattet.

Tre nøglespørgsmål til afgrænsning

• 1. Hvor meget arbejder medarbejderen?
  Hvis medarbejderen arbejder mere end gennemsnitligt 3 timer pr. uge over 4 uger, er vedkommende normalt omfattet. Ved meget sporadisk tilkaldearbejde skal man se på, hvad der reelt sker i praksis.
• 2. Er der aftalt en garanteret arbejdstid?
  Selv uden garanti kan reglerne gælde, hvis medarbejderen reelt arbejder jævnligt. Det gælder fx mange vikar- og tilkaldestillinger.
• 3. Er ansættelsen omfattet af en kollektiv overenskomst?
  Overenskomsten kan regulere en række vilkår, men fritager ikke arbejdsgiveren for at give de lovpligtige minimumsoplysninger. I praksis kombinerer man ofte standardkontrakt og overenskomst.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt meget fleksible eller projektbaserede samarbejder er ansættelsesforhold, er det en god idé at få det vurderet særskilt. Klassifikationen kan have betydning for både kontraktkrav, skat, social sikring og ansvar.

Hvad gælder for ansatte før 1. juli 2023?

Ansatte, der var ansat før 1. juli 2023, skal ikke automatisk have en ny ansættelseskontrakt. De har dog ret til supplerende oplysninger og i nogle tilfælde ændrede vilkår, hvis de beder om det, eller hvis deres nuværende vilkår strider mod de nye minimumsrettigheder, fx om bibeskæftigelse.

Overgangsreglerne betyder i praksis, at du skal kunne håndtere anmodninger fra eksisterende medarbejdere og reagere, hvis gamle kontrakter indeholder vilkår, der ikke længere er lovlige.

Praktisk HR-flow for “gamle” kontrakter

1. Identificer medarbejdere ansat før 1. juli 2023.
   Lav et enkelt udtræk fra HR-systemet med ansættelsesdatoer og kontraktversioner.
2. Tjek kontrakter for kritiske vilkår.
   Fokuser især på: forbud mod bibeskæftigelse, usædvanlige arbejdstidsklausuler og vilkår, der begrænser medarbejderens minimumsrettigheder.
3. Forbered standardsvar ved anmodninger.
   Hvis en medarbejder beder om et opdateret ansættelsesbevis, skal de supplerende oplysninger gives inden for en lovbestemt frist (ofte angivet som op til 8 uger). Sørg for skabeloner til disse tillæg.
4. Opdater, hvor vilkår strider mod nye regler.
   Hvis en konkret bestemmelse ikke er forenelig med nye minimumsrettigheder, bør den ændres ved tillæg eller ny kontrakt. Væsentlige ændringer kræver typisk varsel.

Overvej at koble dette arbejde sammen med jeres generelle forandringsinitiativer, så kontraktopdateringer ikke bliver et isoleret projekt. Artikler om forandringsledelse kan være nyttige i planlægningen.

Hvornår skal kontrakten være udleveret?

De vigtigste frister er, at 9 ud af de 15 minimumsoplysninger skal gives senest 7 kalenderdage efter ansættelsesstart, og at de resterende oplysninger skal gives senest 1 måned efter start. Senere ændringer i væsentlige vilkår skal meddeles hurtigst muligt og senest på det tidspunkt, hvor ændringen træder i kraft.

Fristerne er kalendertid, ikke arbejdsdage, og de gælder uanset om medarbejderen er fysisk til stede i perioden, fx ved sygdom eller ferie.

Tidslinje for oplysninger til nye medarbejdere

Hvis kontrakten bliver forsinket, bør arbejdsgiver hurtigst muligt sende en midlertidig skriftlig bekræftelse af de vigtigste vilkår (stilling, løn, arbejdstid, arbejdssted) og derefter færdiggøre det fulde ansættelsesbevis inden for lovens frister.

HR kan med fordel bygge disse frister direkte ind i onboarding-flowet og det system, der håndterer kontraktudkast. Her kan inspiration fra værktøjer til job- og processtyring være nyttig.

Hvilke oplysninger kan stå i overenskomst eller personalehåndbog?

Nogle oplysninger må godt stå i en overenskomst, personalehåndbog eller et andet bilag, hvis ansættelseskontrakten henviser tydeligt til dem. Det gælder især standardiserede vilkår om ferie, fravær, overarbejde, goder og overenskomstbestemte rettigheder, hvor dokumenterne tilsammen giver et klart og tilgængeligt overblik.

Det ændrer ikke ved, at medarbejderen har krav på at kende vilkårene, og at henvisningen skal være så konkret, at man uden større besvær kan finde reglerne.

Sådan fordeles oplysningerne mellem dokumenter

En gyldig henvisning bør som minimum angive:

• Hvilket dokument der henvises til (navn, type, dato/version)
• Hvor medarbejderen kan finde dokumentet (intranet, fysisk mappe, link)
• Hvilke emner der specifikt er reguleret dér (fx ferie, barsel, bonus)

Det er en god idé at have styr på versioner og adgang. Mange af de samme principper, man kender fra data governance, gælder også for kontrakter og personalehåndbøger: tydeligt ejerskab, versionering og adgangskontrol.

Prøvetid, arbejdstid, løn og ferie – de vigtigste vilkår i praksis

Prøvetid, arbejdstid, løn og ferie er blandt de vilkår, som oftest skaber tvivl, hvis de ikke er klart beskrevet. De skal stå tydeligt i kontrakten eller være entydigt reguleret gennem henvisning til overenskomst eller personalehåndbog. Særligt prøvetid har faste rammer, mens løn, bonus, pension og feriefridage bør være beskrevet så konkret, at de kan håndhæves.

Prøvetid

• For funktionærer kan prøvetid normalt maksimalt være 3 måneder.
• For ikke-funktionærer ser man ofte op til 6 måneders prøvetid, men længde og varsler afhænger af aftale eller overenskomst.
• I tidsbegrænset ansættelse må prøvetid som udgangspunkt højst udgøre en fjerdedel af den samlede ansættelsestid.

Eksempel på formulering:
“Der er aftalt prøvetid i de første 3 måneder af ansættelsen. I prøvetiden kan begge parter opsige ansættelsen med 14 dages varsel til enhver dag, medmindre andet følger af funktionærloven eller gældende overenskomst.”

Arbejdstid

Arbejdstiden skal beskrives, så medarbejderen kan se både omfang og de overordnede rammer for placering. Ved skiftende arbejdstider kan detaljer reguleres i vagtplaner eller lokalaftaler, men grundstrukturen skal være forståelig.

Eksempel på formulering:
“Din gennemsnitlige ugentlige arbejdstid er 37 timer. Arbejdstiden ligger som udgangspunkt på hverdage mellem kl. 8.00 og 17.00. Nærmere planlægning af arbejdstiden sker efter nærmere aftale og kan fremgå af vagtplaner.”

Løn, bonus og pension

Kontrakten skal mindst angive grundløn og udbetalingstidspunkt. Derudover bør eventuelle tillæg, bonus, kommission og pensionsordning beskrives i passende detaljer eller via tydelig henvisning.

Eksempel på formulering:

• “Din månedsløn udgør pr. ansættelsesstart 35.000 kr. før pension.”
• “Løn udbetales sidste bankdag i måneden.”
• “Du er omfattet af en pensionsordning, hvor virksomheden indbetaler 8 % og du 4 % af den pensionsgivende løn. Nærmere vilkår fremgår af pensionsaftalen.”

Ferie og feriefridage

Ferie reguleres primært af ferieloven, men kontrakten bør tydeligt angive, om der gives ekstra feriefridage eller særlige betalte fridage, og hvor reglerne fremgår.

Eksempel på formulering:
“Du optjener ferie efter ferieloven. Ud over ferie efter loven har du ret til 5 feriefridage pr. ferieår med løn. Regler om placering og afvikling af feriefridage fremgår af personalehåndbogen.”

Detaljer om ferie og fravær kan ofte med fordel behandles i en særskilt artikel eller politik, så kontrakten ikke bliver unødigt tung.

Bibeskæftigelse, klausuler og andre begrænsninger

Bibeskæftigelse kan som udgangspunkt ikke forbydes generelt, men arbejdsgiver kan indføre begrænsninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til sundhed, sikkerhed, forretningshemmeligheder eller åbenlyse interessekonflikter. Konkurrence- og kundeklausuler skal desuden opfylde særskilte lovkrav og være proportionale.

De nye minimumsrettigheder giver medarbejdere en stærkere ret til at have andet arbejde ved siden af, så længe loyalitetspligten over for hovedarbejdsgiveren respekteres.

Hvornår er en begrænsning legitim?

• Sundhed og sikkerhed: Ekstra job, der medfører risiko for overtrædelse af hviletidsregler eller farligt arbejde, kan begrænses.
• Forretningshemmeligheder: Arbejde for en direkte konkurrent kan begrænses, især ved adgang til følsomme oplysninger.
• Interessekonflikter: Bibeskæftigelse, hvor medarbejderen fx rådgiver kunders konkurrenter, kan begrænses.
• Loyalitetspligt: Medarbejderen må ikke skade arbejdsgiverens legitime interesser gennem bibeskæftigelse.

Eksempel på balanceret formulering:
“Du må gerne have bibeskæftigelse, så længe den ikke er i væsentlig konkurrence med virksomheden, ikke hindrer dig i at udføre dit arbejde tilfredsstillende og ikke skader virksomhedens legitime interesser. Bibeskæftigelse, der indebærer væsentlig risiko for interessekonflikter eller brud på hviletidsregler, skal forhåndsgodkendes af din nærmeste leder.”

Klausuler om konkurrence og kundeafgang er et særskilt område med egne lovregler. Her er det sjældent en god idé at kopiere standardtekster uden at få vurderet, om de er opdaterede og lovlige.

Hvis kontrakten mangler oplysninger – fejl, risiko og “quick fix”

Hvis ansættelseskontrakten mangler oplysninger eller er uklar, bør arbejdsgiver rette det hurtigt. Mangler kan i nogle situationer udløse krav om godtgørelse og gør det sværere at bevise, hvad der egentlig var aftalt. Særligt uklare vilkår om løn, arbejdstid, arbejdssted og opsigelse bør udbedres med det samme.

Nedenfor er en enkel oversigt, der kobler typiske fejl med mulige konsekvenser og næste skridt.

Hvor alvorlige konsekvenserne er, afhænger af manglens karakter og den konkrete sag. I nogle tilfælde kan uenigheden ende som sag ved domstole eller fagretligt system. Her kan viden om retsomkostninger og procesrisiko give nyttig kontekst for ledelsen.

Hvad skal HR gøre nu? Fra regler til implementering

HR bør starte med at gennemgå alle standardkontrakter, afklare hvilke medarbejdere der er omfattet, og opdatere skabeloner, bilag og personalehåndbog, så henvisninger og minimumsoplysninger hænger sammen. Derefter bør ændringerne rulles ud kontrolleret, dokumenteres og løbende vedligeholdes.

En enkel implementeringsplan kan se sådan ud:

1. Audit af nuværende skabeloner og praksis

• Indsaml alle gældende kontraktskabeloner og typiske tillæg.
• Lav en tjekliste med de 15 minimumsoplysninger og marker huller.
• Tjek henvisninger til overenskomst, personalehåndbog og politikker – er de tydelige, og findes dokumenterne faktisk?

2. Opdater skabeloner og dokumentpakke

• Ret kontrakttekster, så de dækker alle lovpligtige oplysninger.
• Ryd op i personalehåndbogen, så den kun rummer gældende regler og har tydelig versionsstyring.
• Sørg for, at overenskomstreferencer er korrekte og opdaterede.

Hvis der i forvejen arbejdes struktureret med kontrakter og aftaler, kan erfaringer fra fx IT-kontraktpraksis og skabelonstyring bruges direkte i HR-arbejdet.

3. Kortlæg berørte medarbejdere

• Identificer nye medarbejdere, der skal have kontrakt efter de skærpede regler.
• Lav en liste over medarbejdere med særligt risikofyldte vilkår (fx brede bibeskæftigelsesforbud).
• Forbered standardtillæg til eksisterende medarbejdere, hvis der bliver behov.

4. Implementer i rekrutterings- og onboardingprocessen

• Byg 7-dages- og 1-månedsfrister ind i jeres rekrutterings- og onboarding-flow.
• Sørg for, at ansvar for udarbejdelse, godkendelse og udsendelse af kontrakter er klart placeret.
• Overvej, om GenAI-assistenter kan hjælpe med førsteudkast og dataudtræk, men hold altid menneskelig juridisk kontrol.

5. Følg op og justér

• Lav en årlig eller halvårlig mini-audit af kontrakter og politikker.
• Hold øje med ændringer i lovgivning, overenskomster og praksis.
• Dokumentér, hvilken kontraktversion der gælder for hvem – samme principper som ved god datakvalitet og governance.

Faktaopsamling: nøgletal og hovedpunkter

Som afslutning er her en kort faktaboks, du kan bruge som hurtig reference.

Reglerne om ansættelseskontrakter er et område, hvor det kan betale sig at være proaktiv. En relativt lille investering i klare skabeloner, god dokumentstyring og faste processer reducerer både retssagsrisiko og daglig friktion mellem ledelse og medarbejdere.

Hvis du har brug for sparring om, hvordan jeres kontrakter og HR-processer kan opdateres, kan du altid starte med at orientere dig i vores generelle indsigter eller tage kontakt via virksomhedens egen juridiske eller HR-rådgiver.